Следует помнить, что хранение архивных документов в течение определенного срока - одна из обязанностей любого российского учреждения или организации. В небольшой компании за это отвечает обычно секретарь или помощник руководителя, иногда - бухгалтер. В средних по размеру документооборота предприятиях может быть создано специальное подразделение.

Несмотря на широкое распространение электронных средств записи, до настоящего времени более надежного и экономичного, чем бумага, материала с такой же универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.

Вы удивлены? Готовы привести множество аргументов в пользу электронных носителей информации? Они, конечно же, есть: компактность, большая емкость, удобство доступа и др. Однако по действующим правилам архивного дела документ должен храниться на том носителе, на котором он был создан. Безусловно, по мере перехода на электронный документооборот, который набирает темпы в современных офисах, количество бумажных архивных материалов будет сокращаться, но в обозримом будущем бумажные архивы останутся неотъемлемой частью каждого офиса.

Основу любого архива составляют бухгалтерские и кадровые документы. Нарушение определенных законодательством сроков их хранения может привести к штрафным санкциям и обернуться сложностями с получением необходимых для дальнейшей деятельности предприятия сведений или каких-либо личных данных сотрудников. Поэтому при создании архива предприятия или учреждения необходимо знать, что: срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства; все документы в архиве следует хранить согласно номенклатуре дел; дело - это прошитая папка с оригиналами документов и указанием ее названия, номера и срока хранения.

Нормативные документы определяют, что основная часть бухгалтерских документов должна храниться в архиве 5 лет; коллективный договор с работниками предприятия - 10 лет, а личные документы сотрудников - 50 лет. Нарушение сроков и правил хранения грозит административной ответственностью, включая штрафные санкции и дисквалификацию руководителя и ответственных специалистов.

Итак, поговорим о правилах хранения бумажной документации. После проведения экспертизы ценности документов и определения сроков их хранения выполняется формирование дел с последующей передачей их в архив. Для правильного архивного хранения документов требуется специализированное помещение с определенными условиями, которое может быть расположено как в офисе (оно должно быть изолировано от остальных помещений), так и в отдельно стоящем здании.

При организации архива необходимо учесть следующие требования:

• наличие естественной или искусственной системы вентиляции;
• наличие определенного температурного (17-19°С) и влажностного (50-55%) режима;
• наличие противопожарных и охранных систем;
• жесткое соответствие санитарно-гигиеническим требованиям.

В помещениях для архивного хранения документов запрещается использовать нагревательные и отопительные приборы, за исключением проводки централизованного отопления при условии ее специальной изоляции. При естественном освещении необходимы светозащитные жалюзи. Искусственное освещение обеспечивается лампами накаливания, установленными в закрытые матовые плафоны.

При грамотной организации архивного хранения все необходимые документы будут доступны и помогут обеспечить спокойную работу и развитие вашей компании.