Хранение архивных документов — одна из обязанностей каждого российского предпринимателя, руководителя организации или учреждения. В небольшой компании за это отвечает обычно секретарь или помощник руководителя, а иногда — бухгалтер. В средних по размеру документооборота предприятиях создают специальные отделы по архивному хранению.

Несмотря на цифровизацию и введение электронного документооборота, печать на бумаге все равно остается самым надежным способом защиты от непредвиденных ситуаций. 

Вы удивлены? Готовы привести аргументы в пользу электронных носителей? Компактность, большая емкость, удобство доступа. Согласны. 

Но по действующим правилам архивного дела документ должен храниться на том носителе, на котором он был создан. Бумажный документ — это то, что навсегда останется у вас. Сервер могут взломать, доступ к документам может появиться у злоумышленников, а информация может безвозвратно исчезнуть. При правильном и надежном хранении важные бумаги не пропадут из архива и будут всегда под рукой.

По мере перехода на электронный документооборот в современных офисах, количество бумажных архивных материалов будет сокращаться, но в обозримом будущем архивы все равно останутся.

Основу архива составляют бухгалтерские и кадровые документы. Нарушение определенных законодательством сроков их хранения может привести к штрафным санкциям. Поэтому при создании архива предприятия или учреждения необходимо знать, что:

• срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства;
• все документы в архиве следует хранить согласно номенклатуре дел;
• дело — это прошитая папка с оригиналами документов и указанием ее названия, номера и срока хранения;
• основная часть бухгалтерских документов должна храниться в архиве пять лет;
• коллективный договор с работниками предприятия — десять лет, а личные документы сотрудников — 50 лет. 

Нарушение сроков и правил хранения грозит административной ответственностью, включая штрафные санкции и дисквалификацию руководителя и ответственных специалистов.

Какие есть правила хранения бумажной документации?

После проведения экспертизы ценности документов и определения сроков их хранения выполняется формирование дел с последующей передачей их в архив. Для правильного хранения документов требуется специализированное помещение с определенными условиями, которое может быть расположено в изолированном помещении внутри офиса, так и в отдельно стоящем здании.

При организации архива необходимо учесть следующие требования:

• наличие естественной или искусственной системы вентиляции;
• определенный температурный режим — 17-19°С. Влажность — 50-55%;
• наличие противопожарных и охранных систем;
• жесткое соответствие санитарно-гигиеническим требованиям.

В помещениях для архивного хранения документов запрещено устанавливать и включать отопительные приборы. Можно установить централизованную систему отопления, но ее нужно изолировать. При естественном освещении необходимо установить светозащитные жалюзи, чтобы они не пропускали яркое солнце и защитили от УФ излучения. Искусственное освещение допускает лампы накаливания, установленные в закрытые матовые плафоны.

При грамотной организации архивного хранения все самые важные документы будут сохранены, доступны в любой момент и помогут компании спокойно расти и развиваться.