Опыт удаленной работы в годы пандемии поставил под сомнение фундаментальные принципы существования офиса. Действительно ли всем нам нужно приходить на работу пять дней в неделю? Теперь ответ на этот вопрос уже не столь очевиден.

Работники и работодатели оценили все преимущества и недостатки работы из дома и сделали выводы. Оказалось, что некоторые сотрудники стали лучше справляться с задачами, работая из дома, и в целом очень довольны возможностью самостоятельно планировать день и не тратить время на дорогу. Другие, напротив, стали хуже работать «на удаленке» — дома им сложно сосредоточиться, слишком много отвлекающих факторов.

Для работодателя формат удаленной работы оказался отличной возможностью оптимизировать расходы на содержание офиса: требуется меньше дорогостоящих площадей, мебели, техники, расходуется меньше электроэнергии и т. д. Однако полностью переводить всех сотрудников на работу из дома все-таки нецелесообразно: это чревато падением трудовой дисциплины, проблемами с коммуникацией, контролем и координацией работ.

Идеальное решение, как всегда, лежит где-то посередине: современный формат работы должен сочетать в себе элементы традиционного офиса и удаленной работы. Эта организационная схема получила название «гибридный офис».

Новая модель рождается буквально на наших глазах. Тысячи компаний по всему миру сейчас тестируют разные форматы гибридного офиса, экспериментируют с рабочими графиками, модернизируют офисные пространства, разрабатывают правила и стандарты.

Переход на гибкий график

Сотрудники получают возможность работать в удобное время

Для многих отраслей бизнеса понятие «рабочее время» постепенно размывается: становится все менее важно, где, когда и сколько часов работает сотрудник, главное — выполнить работу качественно и в срок.

Такой подход может показаться не особенно надежным с точки зрения традиционной офисной культуры, но его преимущества также очевидны: гибкий рабочий день дает компании больше свободы в кадровой политике, позволяет экономить на офисных площадях и оборудовании.

В гибридном офисе график сотрудников может быть либо совершенно свободным (каждый сам решает, когда ему удобнее работать в офисе, а когда — из дома), либо фиксированным («3 дня дома, 2 дня в офисе», «день через день» и так далее). Задача офис-менеджера — подобрать для своей компании подходящую схему работы. Поэкспериментируйте с разными графиками, соберите письменные отзывы сотрудников и предложите руководству вариант, который устроит всех.

Неперсонифицированные рабочие места

Рабочие столы уходят в прошлое

Если сотрудники работают по гибкому графику и большую часть времени не присутствуют в офисе одновременно, то нет необходимости содержать для каждого полноценное рабочее место — можно сохранить лишь необходимое количество компьютеров, столов и кресел для тех, кто решил сегодня поработать в офисе. Сотрудники, которые приходят лишь на время (для участия в обсуждении или чтобы воспользоваться принтером и другой техникой), могут расположиться за общим столом, на диванах или за высокими столами-конторками, позволяющими работать стоя.

В условиях, когда у сотрудника больше нет персонального пространства в офисе, очень важно задействовать другие механизмы, позволяющие укрепить ощущение сопричастности и вовлеченности. Человек должен сохранять эмоциональную связь с компанией, чувствовать себя ее частью. Поддержание рабочей атмосферы и психологического комфорта в условиях гибридного офиса — одна из новых задач офис-менеджера. Дайте сотрудникам почувствовать, что им всегда рады, предложите горячие напитки и снеки, убедитесь, что у каждого есть возможность быстро развернуть мобильное рабочее место: поставить ноутбук, зарядить гаджеты, подключиться к корпоративной сети и офисным устройствам. Наблюдайте за тем, как сотрудники адаптируются к новым условиям, собирайте их пожелания и постепенно совершенствуйте рабочую среду.

Ориентация на коллективную работу

Больше мест для делового общения

Коллектив — это всегда больше, чем сумма индивидуальных усилий и личных компетенций сотрудников. Люди должны работать в команде, общаться, делиться идеями, спорить, вместе искать и находить решения. А для этого необходимо время от времени собираться и работать в группе.

Современные гибридные офисы предлагают больше возможностей для командной работы и общения. Стандартное офисное пространство трансформируется, в нем появляется больше зон, способствующих творческому взаимодействию, коллаборации, рождению новых идей — больше общих столов, переговорных, аудиторий, зон для презентаций и обсуждений. Офис становится местом взаимодействия, а индивидуальную работу можно выполнять и дома.

Для офис-менеджера ориентация на работу в группе означает больше внимания к планированию загрузки переговорных и иных зон коллективного пользования. Используйте для управления рабочими пространствами специальные программные приложения, которые позволяют резервировать переговорные и визуализировать списки и статусы всех мест для групповой работы.

Новые принципы интерьера

Офис становится более человечным

Новые поколения офисных сотрудников хотят работать в более здоровой, комфортной и современной среде. И интерьер офиса меняется, чтобы соответствовать требованиями времени. После пандемии люди стали внимательнее относится к своему здоровью, поэтому современные офисы уделяют больше внимания таким аспектам, как гигиена, качественное освещение, акустический фон, эффективный воздухообмен, эргономичная мебель.

Дизайн интерьеров становится более легким, воздушным, призванным поддерживать ощущение психологического комфорта. С этой же целью в отделке используются спокойные натуральные цвета и декоративные элементы из природных материалов. Дружелюбная и комфортная среда помогает сотрудникам быть более продуктивными весь рабочий день.

Для офис-менеджера это открывает новые возможности проявить себя с новой стороны. Изучайте актуальные тренды интерьерного декора, добавляйте в пространство офиса тематические и сезонные украшения, живые растения. Подумайте о том, как интегрировать в интерьер произведения местных художников: картины, скульптуру, фотографии. Пусть в праздничные дни сотрудников встречают вазы со свежими цветами. Пусть ваш офис постепенно становиться тем идеальным местом, где мечтает работать современный человек.

Желаем вам успехов в создании комфортного и эффективного гибридного офиса!

Мы уверены, этот новый опыт будет интересным и обогатит нас ценными навыками и возможностями.